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"5 passi verso la progettazione europea". Alla scoperta dei bandi di finanziamento

06 Maggio 2024

Attraverso quali strumenti la Commissione Europea finanzia progetti? Qual è il modo migliore per cercare e trovare fondi? Come rendere davvero efficace la presentazione di una candidatura ad un bando europeo? Cosa possiamo ricavare dai feedback negativi? Quale ruolo riveste la figura del consulente nel percorso di presentazione e partecipazione ad un bando?

Innovazione Sociale dà il via a cinque appuntamenti che, nei prossimi mesi, ci porteranno a comprendere meglio il complesso ma decisamente prezioso universo dei finanziamenti europei, aiutandoci ad affrontarli con maggior consapevolezza.
A condurci in questo percorso di scoperta e approfondimento sarà direttamente la voce esperta di una consulente per la ricerca di finanziamenti europei, nazionali e regionali: Ilaria Rudisi.

Ilaria Rudisi, laureata in Legge e specializzata in Diritto Amministrativo ed Europeo, è consulente di bandi di finanziamento europei e nazionali e di finanza agevolata. Lavora quotidianamente a stretto contatto col mondo del Diritto Amministrativo Europeo occupandosi di grants europei, dalla fase di scrittura del progetto al Project Management e alla gestione delle procedure di monitoraggio, comunicazione, rendicontazione e disseminazione. In qualità di Senior Advisor e di Project Manager in ambito di progettualità e finanziamenti europei e nazionali, lavora con molpeplici realtà in Italia e in Europa: PMI, aziende, startup, Università, Enti e Terzo Settore.

Dal 2020 è CEO di Nami Evolution, società di consulenza per i finanziamenti europei. Nel 2023 ha dato vita al progetto Dinamica Europa, una guida in formato podcast al mondo dei finanziamenti europei.

ilaria rudisi 2024

Ilaria Rudisi

Testo a cura di Ilaria Rudisi

I bandi sono strumenti attraverso cui Enti finanziatori - pubblici o privati - mettono a disposizione risorse economiche allo scopo di finanziare progetti che permettano sia di raggiungere gli obiettivi programmatici dell’Ente stesso, sia di generare un impatto su un target specifico o su un territorio e di concorrere al perseguimento di indirizzi politici.
Indiscutibilmente i bandi di finanziamento sono un prezioso alleato per lo sviluppo strategico degli Enti del Terzo Settore, ma è altrettanto vero che sono strumenti da maneggiare con cura e solo dopo aver definito con il proprio consulente la strategia di lavoro, almeno su un orizzonte temporale di 18-24 mesi. Questo periodo permette infatti di iniziare la fase di scrittura del progetto consequenzialmente alla fase di assesment, di fare tesoro di eventuali feedback negativi, di partecipare parallelamente a più bandi, di costruire reti di progetto. E sì, anche di raccogliere i primi risultati.

Per poter approcciare i bandi, ed ancor prima di passare ad un’analisi tecnica e strategica, è necessario partire da una analisi di consapevolezza e di presa di coscienza all’interno delle organizzazioni stesse. Tale percorso si articola intorno ad alcune domande che ogni realtà deve porsi prima di avviare un processo di costruzione della propria strategia.

Ogni giorno vediamo infatti nascere una moltitudine di idee creative, ma ancor prima di investire energie e know-how per trasformarle in Progetti da candidare per un Bando, è necessario chiederci:

Quale Ente erogatore finanzia progettualità come quella che vorremmo far sostenere?
Tra Enti erogatori che operano a livello territoriale, ecosistema dei finanziamenti europei (Commissione Europea, Agenzie Esecutive, Appalti di servizi), fondazioni che agiscono a livello internazionale, fondazioni che agiscono verticalmente su tematiche specifiche, bandi Ministeriali e PNRR, ad oggi è diventato praticamente impossibile quantificare tutti gli Enti finanziatori esistenti. Appare quindi assolutamente ben chiaro come non sia più possibile navigare a vista, ma sia necessario definire una rotta nel mare dei finanziamenti che ci permetta di muoverci in maniera mirata e strategica, senza inseguire le deadlines. Per procedere in tal senso serve una conoscenza approfondita di tutta l’offerta in termini di bandi e un know-how specifico su quali Enti si occupino di determinate tematiche per costruire una strategia su misura.

E' più indicato un bando europeo? O è più efficace dialogare con le Fondazioni?
Per rispondere a questa domanda dobbiamo passare da una valutazione della qualità progettuale: il progetto è maturo per aprirsi ad una competizione a livello europeo? È mai stato analizzato da un valutatore? Contrariamente non aspettiamoci di vederlo finanziato al primo colpo, ma mettiamo in conto di ricevere un primo feedback negativo. I feedback negativi sono molto preziosi, soprattutto appena iniziamo a lavorare con i bandi, poiché ci permettono di aggiustare la rotta, interagire con i finanziatori e aggiustare il tiro.

A quanto ammontano le spese progettuali? Quale capacità di co-finanziamento abbiamo come organizzazione?
Poiché i bandi sono strumenti di sviluppo e non assistenzialistici, devono essere collocati all’interno di una strategia finanziaria complessiva e sistemica.
Essi operano con due meccanismi: lump sum (a forfait) e co-finanziamento.
Nel primo caso, l’Ente finanziatore riconosce un importo a forfait per l’implementazione del Progetto, ma spesso tale importo non copre tutte le spese progettuali. Vi è dunque da chiedersi: quale capacità finanziaria ha l’organizzazione oltre l’importo erogato? Poiché il progetto deve essere portato a termine in tutte le attività, c’è possibilità di investimenti con risorse proprie? Riusciamo a gestire un anticipo sul cronogramma o abbiamo bisogno di valutare solo bandi che ci permettano immediatamente un flusso di cassa? Quali altri fonti di finanziamento abbiamo?
In caso di co-finanziamento, una percentuale viene investita dal finanziatore a fondo perduto e l'altra dall'organizzazione beneficiaria stessa.

A quanti bandi possiamo partecipare in un orizzonte temporale di 18-24 mesi?
Per rispondere a questa domanda dobbiamo pensare in termini di rendicontazione, project management ed implementazione del Progetto. In caso di contestuale finanziamento di più progetti, di quante risorse interne disponiamo che possano occuparsi dell’implementazione del Progetto? Abbiamo competenze interne specifiche per la rendicontazione? Disponiamo di capacità finanziaria per poterci affidare ad un professionista esterno?
Portare a termine tutti gli obiettivi del Progetto e produrre output di qualità sono aspetti cruciali all'interno della fase di implementazione per non incorrere in una riduzione dell’importo che ci è stato attribuito, ponendo in seria difficoltà l’equilibrio finanziario dell’organizzazione. Se lavoriamo con un consulente esterno, che tipo di collaborazione possiamo assicurare? E di cosa abbiamo realmente bisogno dal consulente?

Il nostro Progetto è un Progetto strutturale e strategico per l’organizzazione?
La risposta a questa domanda può essere solo sì. Se è vero che non si costruiscono progetti per ottenere risorse, è altrettanto vero che una valutazione positiva da parte di un valutatore di un Ente finanziatore è la conseguenza di un Progetto ben strutturato e validato. Nessun valutatore ha infatti interesse a finanziare un Progetto che non abbia una sua strategia di sostenibilità nel tempo o che non sia strutturale per l’organizzazione che lo propone.

Una volta che abbiamo delineato un quadro con queste domande, possiamo iniziare a disegnare la strategia di lavoro utilizzando alcuni strumenti:

L’organigramma, non tanto a definizione della nostra organizzazione, quanto a puntualizzazione delle figure e delle relative azioni orientate specificamente alla partecipazione ai bandi: chi si occuperà di cosa, come verranno gestiti i task di progettazione, chi sarà il riferente per il consulente esterno e si coordinerà attivamente per mantenere un flusso di lavoro attivo e che non rischi di far bucare la deadline del bando o i vari obiettivi del percorso.
Il diagramma di Gantt, un grafico che, tramite colori differenti, individui i diversi flussi di lavoro per arrivare a presentare il Progetto (o i Progetti) entro la deadline prevista.
Il budget, un file Excel dove identificare tutti i costi di Progetto. Ogni Progetto ha i propri format: un consiglio è quello di partire da un Excel vuoto e indicare, voce dopo voce, tutti i costi che vengono alla mente e che riteniamo importanti per far produrre al Progetto ottimi risultati. Sarà poi il consulente a valutare quali di questi sono ammissibili secondo il manuale delle spese del Bando di riferimento, a omogenizzare le spese o a suggerire di inserirne altre più pertinenti e strategiche. I costi devono essere verosimili, poiché modificare il budget dopo la sua approvazione risulta un percorso complesso, che richiede negoziazioni con l’Ente finanziatore.

Per approfondire:

"5 passi verso la progettazione europea"

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